A pandemia que transformou a realidade do mundo ainda é um grave problema, mas é claro que tudo isso deve passar. Assim, empresas estão planejando a “retomada” para um futuro próximo com uma certa normalidade, mas que obviamente será diferente de tudo que já tivemos.

No que se refere aos ambientes de trabalho, haverá certamente uma mistura entre o presencial e o home office, mesmo depois de passado o período de quarentena.

Algumas companhias falam em manter 100% das atividades em home; outras, planejam formas de rodízio de funcionários. Todas, porém, já se preparam para adaptações físicas nos locais de trabalho.

Os layouts estão sofrendo alterações: mais espaços entre as mesas, maior distanciamento entre colegas, uso intenso de desinfetantes e álcool em gel, mais cuidados nas reuniões, nas aglomerações de pessoas etc.

Neste novo cenário, da mesma forma que organizações estão preparando as necessárias adaptações físicas, será preciso efetuar mudanças na gestão. Diversos aspectos terão transformações, considerando o uso permanente de uma parcela significativa do trabalho à distância.

Por um lado, é uma necessidade; por outro, uma grande oportunidade para se redesenhar os processos, a estrutura organizacional, o gerenciamento da rotina, os papéis da liderança e as formas de colaboração.

As maneiras de se trabalhar estão sendo fortemente questionadas e aperfeiçoadas nesse período de intenso home office. Sem as pessoas lado a lado, tentando resolver os pontos obscuros dos processos, os problemas ficaram mais evidentes. Muitas empresas têm investido em tornar os fluxos de trabalho cada vez mais diretos, claros e padronizados, o que é ótimo.

Essa revisão traz oportunidades de mudanças na estrutura organizacional. Por exemplo, a filosofia lean prega a otimização de processos ao longo de fluxos de valor, percorrendo diversas especialidades, o que leva, muitas vezes, à adoção de células de trabalho multifuncionais, em vez de departamentos isolados.

Com o uso mais intenso de trabalho à distância, experimentos podem ser feitos nesse sentido, reagrupando as pessoas conforme o fluxo de valor, de forma flexível e sem demandar custos às mudanças físicas.

Nesse contexto, a gestão da rotina também deve mudar. Com times inteiros ou com grande parcela em home office, as formas de acompanhar o trabalho poderão evoluir para um formato mais centrado na avaliação das “entregas” dos funcionários.

O gerenciamento diário será ainda mais importante do que sempre foi. Quadros virtuais de gestão visual já aparecem mais intensamente e se tornam uma grande tendência.

Outro desafio será estruturar como lideranças poderão acompanhar e apoiar os trabalhos.

Mecanismos para que equipes solicitem ajuda, assim como rotinas de acompanhamento periódico dos líderes, precisarão garantir que os times recebam apoio rapidamente. As pessoas tendem a ter mais autonomia e iniciativa quando se pratica uma liderança descentralizada.

Um ponto que será dos mais difíceis de ser adaptado é a manutenção e o fortalecimento da colaboração entre as pessoas e do trabalho em equipe. Com menos contato pessoal, incluindo aí as conversas informais na “sala do cafezinho”, será preciso criar mecanismos para gerar trocas de ideias e interação, combinando meios virtuais e presenciais.

Esses são apenas alguns dos aspectos de gestão que precisarão ser redesenhados para um cenário permanente de maior uso de home office, que se apresenta como uma tendência.

Da mesma forma que os layouts dos escritórios estão sendo revistos, aproveite para repensar e melhorar seu sistema de gestão (Fonte: Época Negócios)

*Flávio Picchi é presidente do Lean Institute Brasil e Prof. Dr. da Unicamp